Kim jest sygnalista, kto może nim zostać w firmie?

Sygnalista to często ostatnio wymieniana nazwa, w związku ze zbliżającym się terminem ogłoszenia polskiej wersji ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. 10 stycznia 2023 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji ukazała się kolejna, już szósta wersja jej projektu. Wymóg wprowadzenia ustawy nakłada na nas Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Zobowiązanie do jej implementacji było wymagane już do grudnia 2021 roku, jednak kilka państw członkowskich Unii Europejskiej, w tym Polska ma tutaj spore opóźnienie. Podpowiadamy, kto to jest sygnalista w firmie i jak ma wyglądać procedura zgłaszania naruszeń prawa.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat cen transferowych?

Sygnalista – kto to jest?

Zgodnie z definicją zawartą w ww. Dyrektywie to: osoba, która w ramach przedsiębiorstwa, urzędu czy innej organizacji prowadzonej przez pracodawcę zgłasza nieprawidłowości mające miejsce w miejscu pracy, w środowisku zawodowym lub takie, za które odpowiedzialny jest pracodawca, a które dotykają interesu ponadindywidualnego.

Innymi określeniami są też demaskator oraz angielskie whistleblower.

Kto może być sygnalistą w zakładzie pracy? Każda osoba fizyczna, zgłaszająca lub ujawniająca informacje na temat naruszeń, które uzyskała w trakcie wykonywania zadań związanych z pracą, czyli:

  • pracownik, również były, a także kandydat do pracy,
  • stażysta,
  • wolontariusz,
  • wspólnik lub akcjonariusz spółki,
  • osoba współpracująca na kontrakcie B2B, umowie zlecenie czy o dzieło,
  • osoba pracująca pod nadzorem i kierownictwem podwykonawców, wykonawców lub dostawców firmy,
  • członkowie organu zarządzającego, administracyjnego albo nadzorującego przedsiębiorstwa.

Obowiązek ochrony sygnalistów

Zarówno Dyrektywa, jak i mająca wejść w życie ustawa regulują obowiązek ochrony osób zgłaszających naruszenia, przed działaniami odwetowymi. Dotyczy on nie tylko samych sygnalistów, ale też:

  • osób, które pomagają im w zgłoszeniu,
  • osób trzecich, które są powiązane z sygnalistami, a mogą być obiektami działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, np. współpracownicy czy krewni osób dokonujących zgłoszenia,
  • podmiotów prawnych, będących własnością osoby zgłaszającej, lub takich, dla których ona pracuje albo są w jakikolwiek sposób powiązane z pracą.
Osoby dokonujące zgłoszeń kwalifikują się do ochrony, jeśli spełnione będą dwa poniższe warunki:

  • miały uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacje, które posiadają i przekazują w zgłoszeniu, są prawdziwe w momencie jego dokonywania oraz są objęte zakresem stosowania dyrektywy lub ustawy o sygnalistach,
  • dokonały zgłoszenia: wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach?

Obowiązek ochrony sygnalistów, będzie dotyczył w szczególności większych podmiotów, zatrudniających 50 pracowników. Przy czym uwzględniane będą tu również osoby na umowach cywilnoprawnych i współpracownicy. Ustawa ma objąć:

  • średnie i duże przedsiębiorstwa prywatne,
  • mikro i małe przedsiębiorstwa z sektora finansowego,
  • jednostki sektora publicznego, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników,
  • podmioty sektora publicznego, z wyłączeniem urzędów lub jednostek organizacyjnych gminy liczącej mniej niż 10 000 mieszkańców.
Co więcej, niektóre firmy już dziś muszą stosować się do unijnych przepisów o ochronie sygnalistów, które były wprowadzone regulacjami sektorowymi, m.in.: ustawą o funduszach inwestycyjnych czy o obrocie instrumentami finansowymi. Dotyczy to, np. firm inwestycyjnych i instytucji finansowych oraz innych objętych ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Planowane terminy wejścia w życie obowiązku ochrony sygnalistów

Pierwotnie zakładano, że do 17 grudnia 2021 r. większe przedsiębiorstwa oraz podmioty z sektora publicznego wdrożą już procedury ochronne sygnalistów. Natomiast przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 do 249 pracowników zrobią to do grudnia 2023 roku.

Zgodnie z wersją projektu polskiej ustawy z 10.01.2023 roku, ma ona wejść w życie w dwa miesiące po opublikowaniu. Natomiast czas na wykonanie jej zaleceń będzie wynosił kolejne dwa miesiące, od momentu wejścia w życie. Da to wszystkim zobowiązanym do wdrożenia procedur ochrony sygnalistów podmiotom, cztery miesiące na dostosowanie się do jej przepisów.

Projekt przewiduje, że podmioty prywatne zatrudniające od 50 do 249 pracowników mają ustanowić i wdrożyć wewnętrzne procedury ochrony do 17 grudnia 2023 r. Nasz kraj będzie wymagał przechowywania związanych ze zgłoszeniami dokumentów przez 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym skończono działania następcze.

Planowane sankcje za działania odwetowe

Według założeń ustawy za:

  • popełnienie dwóch lub więcej działań odwetowych wobec sygnalisty grozić będzie kara pozbawienia wolności do lat trzech,
  • naruszenie obowiązku zachowania w tajemnicy tożsamości osoby zgłaszającej grozić będzie kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do jednego roku.

Najważniejsze założenia projektu ustawy sygnalistach

Każdy ze zobowiązanych do wdrożenia ustawy pracodawców musi opracować i wdrożyć regulamin, w którym będą opisane jasno zasady zgłaszania nieprawidłowości. Zakładane jest również wykupienie aplikacji do zgłaszania naruszeń w firmie. Wymagane będzie też prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego zgłoszone naruszenie. Sygnalista powinien być powiadomiony o sposobie zakończenia sprawy. Aktualny projekt ustawy nie nakłada obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych, a decyzja, czy je przyjąć ma należeć do pracodawcy.

Przewidziane są też kanały zgłoszeń zewnętrznych dla sygnalistów. W takich przypadkach organ publiczny może wydać zaświadczenie na wniosek osoby zgłaszającej. Dzięki temu sygnalista zyska potwierdzenie, że podlega ochronie określonej w przepisach ustawy. Jakie podmioty są zobowiązane do utworzenia zewnętrznego kanału raportowania?

  • Naczelne i centralne organy administracji rządowej
  • Państwowa Inspekcja Pracy
  • Policja i Prokuratura
  • Organy administracji samorządowej
  • Organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego
  • Regionalne izby obrachunkowe
  • Komisja Nadzoru Finansowego
W razie trudności z wyborem właściwego organu publicznego sygnalista może zgłosić raport do Państwowej Inspekcji Pracy. Natomiast zewnętrzne zgłoszenie naruszenia, które może stanowić przestępstwo, powinno być przekazane Policji.

Korzyści z wprowadzenia przepisów o ochronie sygnalistów

Ustawa przede wszystkim zapewni bezpieczeństwo osobom zgłaszającym naruszenia, chroniąc je przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców lub innych osób, których będą dotyczyć zgłoszenia. Jednak nie tylko sygnaliści skorzystają na nowych regulacjach. Mimo wielu dodatkowych obowiązków związanych z przygotowaniem, wdrożeniem i realizacją wewnętrznych procedur, pozwolą one spółkom i innym zobowiązanym podmiotom lepiej funkcjonować i zapewniać działania zgodne z prawem.

Wymierne korzyści, które mogą odnieść pracodawcy to m.in.:

  • wczesne wykrycie nieprawidłowości w działaniu firmy, a tym samym możliwość szybkiego wprowadzenia działań naprawczych i być może uniknięcia sankcji ze strony organów państwa,
  • wykrycie takich naruszeń, które mogą być zgłoszone tylko przez pracowników, a ich dalsze utrzymywanie się może narazić przedsiębiorstwo na poważne ryzyko,
  • świadomość dobrze wypracowanego systemu zgłoszeń będzie działać odstraszająco na osoby naruszające i może powstrzymać je od działań niezgodnych z prawem,
  • dobrze zorganizowany system zgłaszania naruszeń to także większe zaufanie pracowników do pracodawcy, które buduje ich lojalność.

Podsumowanie

Choć sygnalista w firmie jest w Polsce różnie odbierany, nie można nie zauważyć, że jest to osoba, która zachowując się odpowiedzialnie, ma wpływ na bezpieczeństwo i lepsze warunki w miejscu pracy. Wejście w życie ustawy zwiększy z pewnością stopień bezpieczeństwa publicznego.

Spółka BEMITE oferuje pomoc we wdrażaniu procedur wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów. Zapraszamy do współpracy zarówno firmy z sektora prywatnego, jak i publicznego. Doświadczenie i wiedza naszych prawników i doradców biznesowych daje gwarancję prawidłowego dostosowania dokumentacji wewnętrznej do wymogów prawnych.

Oferujemy również szeroki zakres usług, jeśli chodzi o ceny transferowe – sporządzanie dokumentacji, audyt itp.

Formularz kontaktowy

    Imię i nazwisko (wymagane)

    Adres email (wymagane)

    Telefon

    Temat

    Treść wiadomości

    BEMITE Sp. z o.o.

    ul. Małkowskiego 30/1
    70-304 SZCZECIN
    Na życzenie klienta oferujemy

    Całkowicie zdalną obsługę

    DOKUMENTACJA CEN TRANSFEROWYCH

    Terminowo i rzetelnie opracowana dokumentacja cen transferowych. Dzięki prawidłowo przygotowanej dokumentacji ograniczone jest ryzyko podatkowe przedsiębiorstwa i osób nim zarządzających.

    ANALIZA PORÓWNYWALNOŚCI

    Obowiązkowy element dokumentacji cen transferowych dla transakcji usługowych, towarowych i finansowych.

    POLITYKA CEN TRANSFEROWYCH

    Właściwie opracowana polityka CT pozwala na ograniczenie ryzyka podatkowego oraz optymalizację podatkową w obszarze transakcji wewnątrzgrupowych.

    AUDYT TP

    Analiza ryzyka, konieczności sporządzenia dokumentacji cen transferowych albo poprzednio przygotowanych dokumentacji pozwala potwierdzić bezpieczeństwo przedsiębiorstwa.

    KONTROLA I WSPARCIE

    Specjalista dostępny na każdym kroku postępowania indywidualnie opiekuje się przedsiębiorstwem i nadzoruje postępowania i inne procesy w obszarze TP.

    Autor

    Certyfikowany specjalista do spraw cen transferowych, prawnik i konsultant biznesowy z wieloletnim doświadczeniem. Absolwent i stypendysta Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. W 2022 roku uzyskał stopień doktora nauk społecznych na Wydziale Ekonomii, Finansów i Zarządzania Uniwersytetu Szczecińskiego w dziedzinie ekonomia i finanse. Aktywny uczestnik licznych konferencji finansowych, ekonomicznych i podatkowych. 

    back to top Subskrybuj blog