Najczęstsze Błędy w Dokumentacji Cen Transferowych i Jak Ich Unikać – BEMITE

Istotną częścią funkcjonowania grup kapitałowych są rzecz jasna ceny transferowe. W poniższym wpisie zechcemy odnieść się do tego, jak wygląda dokumentacja cen transferowych i z jakimi błędami przy tej dokumentacji najczęściej się spotykamy.

Ceny transferowe i pojawiające się błędy przy dokumentacji

Ceny transferowe to kluczowy element funkcjonowania grup kapitałowych, które działają na poziomie międzynarodowym i wykorzystują różne metody optymalizacji podatkowej. Odpowiednie ustalenie zasad cen transferowych i właściwa dokumentacja są niezbędne, aby uniknąć sporów z organami podatkowymi oraz sankcji finansowych. Niestety, firmy często popełniają błędy przy tworzeniu dokumentacji cen transferowych. W tym artykule omówimy najczęstsze błędy w dokumentacji cen transferowych oraz podpowiemy, jak ich unikać.

1. Brak aktualizacji dokumentacji

W przypadku spółek, których dotyczą ceny transferowe, istotne jest oświadczenie – dokumentacja cen transferowych i formularz TPR C. Jednak później nie można zapominać o aktualizacji. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest zaniedbanie regularnej aktualizacji dokumentacji cen transferowych. Zasady cen transferowych mogą się zmieniać wraz z rozwojem działalności, zmianą strategii firmy lub zmianami prawnymi w różnych jurysdykcjach. Stare dane lub przestarzałe analizy mogą prowadzić do poważnych problemów podczas kontroli podatkowej.

Chcąc unikać tego błędu, trzeba pamiętać, że konieczne jest regularne monitorowanie sytuacji finansowej firmy oraz przepisów prawnych w zakresie cen transferowych. Dokumentację należy aktualizować co najmniej raz w roku, a także w momencie, gdy w strukturze grupy kapitałowej lub w warunkach rynkowych zachodzą istotne zmiany. Warto również prowadzić bieżące konsultacje z doradcami podatkowymi, aby upewnić się, że dokumentacja jest zgodna z najnowszymi regulacjami, a wypełniając formularz TPR C dbać o jego staranne przygotowanie. 

2. Niedostosowanie metodologii do specyfiki transakcji

Kolejnym powszechnym błędem jest wybór niewłaściwej metodologii do analizy cen transferowych. Metody stosowane do ustalania cen transferowych muszą być odpowiednie dla specyfiki danej transakcji. Często firmy automatycznie stosują metody porównywalnej ceny rynkowej (CUP) lub koszty plus (Cost Plus), nie uwzględniając, że inne metody mogłyby lepiej odzwierciedlić warunki rynkowe.

Wybór właściwej metody zależy od rodzaju transakcji, dostępnych danych porównawczych oraz specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Przed wyborem metody warto przeprowadzić szczegółową analizę rynku i zrozumieć, jakie dane mogą być dostępne. Często niezbędne jest skonsultowanie się z ekspertami z zakresu cen transferowych, aby upewnić się, że wybrana metodologia jest najbardziej adekwatna.

3. Brak uzasadnienia dla stosowanych cen

Często firmy nie dostarczają wystarczającego uzasadnienia dla stosowanych cen transferowych, co może prowadzić do problemów podczas kontroli podatkowej. Trzeba pamiętać, że istotne jest właściwe określenie cen, wykorzystując fair market value, a więc rzeczywistą wartość rynkową. Samo ustalenie ceny na odpowiednim poziomie rynkowym nie wystarczy – konieczne jest szczegółowe opisanie, dlaczego właśnie ta cena została wybrana i jak została ustalona.

Dokumentacja cen transferowych powinna zawierać pełne wyjaśnienie zastosowanej metody i danych, na podstawie których ustalono ceny transferowe. Ważne jest również, aby uzasadnienie było spójne z rzeczywistością rynkową i opierało się na odpowiednich analizach porównawczych. Dobrze jest korzystać z narzędzi do benchmarkingów, aby mieć wiarygodne dane porównawcze.

4. Pomijanie transakcji niskiej wartości lub transakcji o charakterze wewnętrznym

Firmy często pomijają drobne transakcje lub transakcje, które wydają się nieistotne z punktu widzenia cen transferowych, np. usługi wsparcia, licencje wewnętrzne czy pożyczki między spółkami powiązanymi. Tymczasem nawet takie transakcje muszą być odpowiednio dokumentowane, ponieważ mogą stanowić istotny przedmiot kontroli podatkowej.

Każda transakcja między podmiotami powiązanymi powinna być ujęta w dokumentacji, niezależnie od jej wartości. Nawet jeśli transakcje o niskiej wartości mogą wydawać się nieistotne, warto je opisać, aby uniknąć wątpliwości ze strony organów podatkowych. Dobrą praktyką jest stworzenie uproszczonej procedury dokumentowania takich transakcji.

5. Błędne ustalenie podmiotów powiązanych

Często zdarza się, że firmy nieprawidłowo identyfikują podmioty powiązane, które powinny być uwzględnione w dokumentacji cen transferowych. Zbyt wąskie podejście może prowadzić do pominięcia kluczowych transakcji, a zbyt szerokie – do niepotrzebnego komplikowania dokumentacji.

Kluczowe jest dokładne zrozumienie definicji podmiotów powiązanych w danej jurysdykcji. Warto przeanalizować strukturę grupy kapitałowej i upewnić się, że wszystkie istotne podmioty są uwzględnione w dokumentacji. W razie wątpliwości warto zasięgnąć porady specjalisty.

6. Brak dokumentacji lub niedostarczenie jej na czas

Często spotykanym problemem jest brak dokumentacji cen transferowych lub jej niedostarczenie w terminie wyznaczonym przez organy podatkowe. Brak odpowiednich dokumentów w momencie kontroli podatkowej może skutkować nałożeniem sankcji finansowych.

Kluczowe jest przygotowanie dokumentacji na bieżąco i trzymanie się terminów wyznaczonych przez lokalne przepisy podatkowe. W przypadku trudności z dostarczeniem dokumentów na czas warto rozważyć skorzystanie z usług zewnętrznych doradców, którzy pomogą w przygotowaniu dokumentacji.

7. Zaniedbanie analizy ryzyk związanych z cenami transferowymi

Niektóre firmy nie przeprowadzają wystarczającej analizy ryzyk związanych z cenami transferowymi, co może prowadzić do nieprawidłowego ustalenia warunków transakcji. Pominięcie analizy ryzyk prowadzi do zwiększenia ryzyka zakwestionowania stosowanych cen przez organy podatkowe.

Warto regularnie przeprowadzać analizę ryzyk, biorąc pod uwagę zmieniające się przepisy podatkowe oraz warunki rynkowe. Dobrą praktyką jest wdrożenie procedur wewnętrznych, które pozwolą na wczesne wykrywanie potencjalnych zagrożeń i ich eliminowanie.

8. Niewłaściwe wykorzystanie danych porównawczych

Firmy często popełniają błędy przy wykorzystaniu danych porównawczych (benchmarking). Stosowanie nieodpowiednich danych lub porównywanie się do firm o odmiennym profilu działalności może prowadzić do ustalenia nieadekwatnych cen transferowych.

Ważne jest, aby dane porównawcze były dobrze dopasowane do specyfiki działalności firmy. Należy dokładnie przeanalizować branżę, w której firma działa, oraz rynek, na którym prowadzi działalność. Warto również korzystać z dostępnych narzędzi do benchmarkingów i baz danych, które dostarczają wiarygodnych informacji.

9. Brak transparentności w dokumentacji

Brak przejrzystości w dokumentacji cen transferowych może budzić wątpliwości organów podatkowych i prowadzić do dodatkowych pytań lub kontroli. Dokumentacja, która jest niejasna, niespójna lub zawiera sprzeczne informacje, może być zakwestionowana.

Dokumentacja powinna być zrozumiała i spójna. Warto upewnić się, że wszystkie elementy dokumentacji są jasno opisane i logicznie powiązane. Jeśli dokumentacja jest skomplikowana, dobrze jest stworzyć dodatkowe wyjaśnienia lub załączniki, które pomogą w jej zrozumieniu.

Podsumowanie – właściwie przygotowana dokumentacja

Błędy w dokumentacji cen transferowych mogą mieć poważne konsekwencje, w tym wysokie kary finansowe oraz długotrwałe kontrole podatkowe. Aby uniknąć tych problemów, kluczowe jest regularne aktualizowanie dokumentacji, wybór odpowiedniej metodologii, transparentność oraz dostosowanie dokumentacji do specyfiki firmy i transakcji.

Formularz kontaktowy

    Imię i nazwisko (wymagane)

    Adres email (wymagane)

    Telefon

    Temat

    Treść wiadomości

    BEMITE Sp. z o.o.

    ul. Małkowskiego 30/1
    70-304 SZCZECIN
    Na życzenie klienta oferujemy

    Całkowicie zdalną obsługę

    DOKUMENTACJA CEN TRANSFEROWYCH

    Terminowo i rzetelnie opracowana dokumentacja cen transferowych. Dzięki prawidłowo przygotowanej dokumentacji ograniczone jest ryzyko podatkowe przedsiębiorstwa i osób nim zarządzających.

    ANALIZA PORÓWNYWALNOŚCI

    Obowiązkowy element dokumentacji cen transferowych dla transakcji usługowych, towarowych i finansowych.

    POLITYKA CEN TRANSFEROWYCH

    Właściwie opracowana polityka CT pozwala na ograniczenie ryzyka podatkowego oraz optymalizację podatkową w obszarze transakcji wewnątrzgrupowych.

    AUDYT TP

    Analiza ryzyka, konieczności sporządzenia dokumentacji cen transferowych albo poprzednio przygotowanych dokumentacji pozwala potwierdzić bezpieczeństwo przedsiębiorstwa.

    KONTROLA I WSPARCIE

    Specjalista dostępny na każdym kroku postępowania indywidualnie opiekuje się przedsiębiorstwem i nadzoruje postępowania i inne procesy w obszarze TP.

    Autor

    Certyfikowany specjalista do spraw cen transferowych, prawnik i konsultant biznesowy z wieloletnim doświadczeniem. Absolwent i stypendysta Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. W 2022 roku uzyskał stopień doktora nauk społecznych na Wydziale Ekonomii, Finansów i Zarządzania Uniwersytetu Szczecińskiego w dziedzinie ekonomia i finanse. Aktywny uczestnik licznych konferencji finansowych, ekonomicznych i podatkowych. 

    back to top Subskrybuj blog