Dokumentacja cen transferowych – kluczowe terminy i przygotowanie na 2025 rok

Dokumentacja cen transferowych to niezwykle istotny element zarządzania zobowiązaniami podatkowymi firm działających na rynku międzynarodowym. W 2025 roku, wszystkie przedsiębiorstwa, które są zobowiązane do sporządzania tej dokumentacji, powinny pamiętać o kilku kluczowych terminach:

• 30 października 2025 r. – Termin na sporządzenie Local File.
• 30 listopada 2025 r. – Termin na złożenie informacji TPR do Urzędu Skarbowego.
• 31 grudnia 2025 r. – Termin na przygotowanie Master File (jeśli dotyczy).

Dla przedsiębiorstw, których rok podatkowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym, terminy te są następujące:

• Local File – do końca 10. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.
• Informacja TPR – do końca 11. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.
• Master File – do końca 12. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.

Czym jest dokumentacja cen transferowych i kogo dotyczy?

30 października 2025 r. – Local File

Dokumentacja Local File to dokładny opis transakcji wewnątrzgrupowych, który musi być gotowy do tej daty. Firmy, które prowadziły transakcje z podmiotami powiązanymi i przekroczyły ustalone progi wartościowe, mają obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych. Progi te to:

• 10 mln zł dla transakcji towarowych,
• 2 mln zł dla transakcji usługowych,
• 10 mln zł dla pożyczek kapitałowych.

Brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi, co czyni ten element niezbędnym dla każdej firmy angażującej się w transakcje wewnątrzgrupowe.

30 listopada 2025 r. – Informacja TPR

Termin na złożenie raportu TPR (Transfer Pricing Report) do Urzędu Skarbowego. Informacja TPR zawiera szczegółowe dane o stanowiskach dotyczących cen transferowych, w tym metody ich ustalania oraz analizy zgodności z zasadą ceny rynkowej. Niepełne lub błędne informacje mogą prowadzić do wszczęcia kontroli podatkowej.

31 grudnia 2025 r. – Master File

Master File to dokument, który jest obowiązkowy dla większych grup kapitałowych ze skonsolidowanymi przychodami przekraczającymi 200 mln zł. Musi zawierać informacje o strukturze grupy, działalności i strategii. Dla grup kapitałowych z innym rokiem podatkowym, termin na sporządzenie Master File przypada na koniec 12. miesiąca po roku podatkowym.

Jak przygotować dokumentację cen transferowych na 2025 rok?

Przygotowanie dokumentacji cen transferowych to proces wymagający staranności i skrupulatności. Oto kluczowe etapy tego procesu:

1. Sprawdź kryteria dokumentacyjne

Zidentyfikuj, czy Twoje transakcje przekraczają progi określone w przepisach. Odpowiednie ocenienie wartości transakcji kontrolowanej jest kluczowe, aby uniknąć nieporozumień związanych z obowiązkiem dokumentacyjnym.

2. Zbierz dane dotyczące transakcji wewnątrzgrupowych

Dokładny opis każdej transakcji jest niezbędny. Upewnij się, że masz szczegółowe informacje o stronach transakcji, wartościach oraz metodzie kalkulacji. Warta wspomnienia jest również analiza konkurencji, zarówno z rynku krajowego, jak i zagranicznego, aby upewnić się, że ceny stosowane w transakcjach są zgodne z zasadą ceny rynkowej.

3. Przygotuj analizę porównawczą (benchmarking)

Organizacje podatkowe coraz częściej żądają analizy benchmarkingowej, która potwierdza rynkowość cen w transakcjach. Przygotowanie takiej analizy to element nieodłączny dla zachowania zgodności z regulacjami prawnymi.

4. Wypełnij i zweryfikuj formularz TPR

Dokładność danych jest kluczowa – podanie nieprawidłowych informacji może skutkować kontrolą. Upewnij się, że wszystkie dane w formularzu TPR są dokładne oraz kompletnie przekazują obraz sytuacji cen transferowych w firmie.

5. Zaplanuj harmonogram przygotowania dokumentacji

Nie zostawiaj sporządzania dokumentacji na ostatnią chwilę. Rozpoczęcie procesu wcześniej zmniejsza ryzyko błędów i opóźnień. Dokładne i przemyślane przygotowanie dokumentacji to klucz do uniknięcia problemów.

Zwolnienia od obowiązku

Niektóre podmioty mogą skorzystać ze zwolnienia od obowiązku sporządzenia dokumentacji cen transferowych, zgodnie z art. 11a ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, oraz art. 23m ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warto więc zapoznać się z tymi przepisami, aby sprawdzić, czy nasza firma kwalifikuje się do zwolnienia.

Konsekwencje opóźnień i błędów w dokumentacji TP

Niedopełnienie wymogów dotyczących dokumentacji cen transferowych może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak wysokie kary finansowe, a także ryzyko negatywnej oceny przedsiębiorstwa podczas kontroli skarbowej. Im lepiej przygotowany będzie przedsiębiorca, tym mniejsze ryzyko błędów i opóźnień w sporządzaniu dokumentacji.

Podsumowując, 2025 rok będzie kluczowym okresem dla dokumentacji cen transferowych. Odpowiednie i terminowe przygotowanie wszystkich wymaganych dokumentów z pewnością przyczyni się do uniknięcia nieprzyjemności związanych z kontrolami podatkowymi.